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合同到期提醒：设置与使用指南
本文详细介绍启维格合同台账管理中的到期提醒功能，帮助采购负责人和合同管理员了解如何设置多级提醒规则、配置通知方式（邮件+短信），以及提前30天、15天、7天自动通知相关责任人，避免合同过期风险。同时提供适配对象、服务边界、准备资料和验收提醒等实用信息，助您快速上手并确保提醒功能稳定运行。
本文详细介绍启维格合同台账管理中的到期提醒功能，帮助采购负责人和合同管理员了解如何设置多级提醒规则、配置通知方式（邮件+短信），以及提前30天、15天、7天自动通知相关责任人，避免合同过期风险。同时提供适配对象、服务边界、准备资料和验收提醒等实用信息，助您快速上手并确保提醒功能稳定运行。
把适配条件、服务边界、准备资料和验收提醒放在同一页核对。
从产品适配继续进入服务项目、场景方案或联系准备。
适配资料
适配范围、准备资料和验收提醒
本页帮助读者集中核对适配条件、服务衔接和后续记录。
适配范围与准备资料
本表列出合同到期提醒功能适用的对象、适配条件、所需准备资料以及验收提醒要点，帮助您快速判断功能是否适合您的场景并做好上线准备。
| 对象 | 适配条件 | 准备资料 | 验收提醒 |
|---|---|---|---|
| 采购负责人 | 管理合同数量较多，需提前掌握续签窗口 | 合同台账清单、责任人联系方式 | 验证是否在预期时间收到通知 |
| 合同管理员 | 负责合同到期跟踪和续签协调 | 提醒规则偏好（提前天数、通知方式） | 检查通知内容是否包含合同编号和到期日期 |
| 业务部门合同经办人 | 需及时响应合同到期事宜 | 确认邮箱和手机号有效 | 测试升级机制是否正常触发 |
| 企业采购部门 | 合同数量超过50份且周期多样 | 历史合同数据（Excel或旧系统） | 查看提醒日志确认所有规则生效 |
产品包与服务衔接
本表说明不同场景下合同到期提醒功能与其他产品包或服务的组合使用方式，包括到场前确认事项和后续记录要求，帮助您规划完整的合同管理流程。
| 场景 | 服务组合 | 到场前确认 | 后续记录 |
|---|---|---|---|
| 新合同台账上线 | 合同台账管理 + 到期提醒 + 数据迁移 | 确认合同到期日期准确，责任人信息完整 | 记录提醒规则配置，定期检查日志 |
| 合同续签高峰期 | 到期提醒 + 采购审批工具 + 供应商管理 | 提前设置多级提醒，通知相关审批人 | 记录续签结果，更新合同状态 |
| 责任人变更 | 到期提醒 + 培训与知识转移 | 更新责任人联系方式，重新配置提醒 | 记录变更历史，通知新责任人 |
| 系统维护升级 | 售后维护与支持 + 到期提醒 | 确认升级不影响提醒规则 | 记录升级时间，验证提醒功能正常 |
本页路线
先看范围，再看资料表，最后继续阅读
本文详细介绍启维格合同台账管理中的到期提醒功能，帮助采购负责人和合同管理员了解如何设置多级提醒规则、配置通知方式（邮件+短信），以及提前30天、15天、7天自动通知相关责任人，避免合同过期风险。同时提供适配对象、服务边界、准备资料和验收提醒等实用信息，助您快速上手并确保提醒功能稳定运行。
- 适配对象
- 服务边界
- 准备资料
- 验收提醒
- 资料表与核对口径
- 相关问题
适配对象
合同到期提醒功能主要面向采购负责人、合同管理员以及需要跟踪合同履约周期的业务人员。如果您负责的合同数量较多，或合同到期后需要及时续签、终止或变更，那么本功能将帮助您避免因疏忽导致的合同过期风险。
该功能适用于各类采购合同，包括供应商框架协议、年度采购合同、服务合同、租赁合同等。无论合同周期是月度、季度还是年度，都可以设置个性化的提醒规则。
启维格合同台账管理支持多级提醒，您可以根据合同重要性设置不同时间点的通知，确保关键合同始终在掌控之中。
服务边界
到期提醒功能是启维格合同台账管理模块的核心能力之一。它支持按合同维度设置提醒规则，每个合同可独立配置提醒时间点（如提前30天、15天、7天）和通知方式（邮件、短信）。
提醒通知将发送至合同关联的责任人，包括合同经办人、审批人以及合同管理员。系统同时支持提醒升级机制：若第一责任人未及时处理，提醒可自动升级至上级主管。
需要注意的是，提醒功能依赖于合同台账中的到期日期和责任人信息。确保合同数据准确、责任人信息完整，是提醒生效的前提。系统不覆盖合同内容的法律效力判断，仅提供时间维度的通知服务。
准备资料
在使用到期提醒功能前，建议您准备以下资料：合同台账清单（含合同编号、名称、供应商、到期日期）、责任人信息（姓名、邮箱、手机号）以及提醒规则偏好（提前天数、通知方式）。
如果合同数据目前保存在Excel或旧系统中，启维格提供数据迁移服务，可将历史合同数据安全导入新系统，同时校验到期日期的准确性。迁移过程中，我们的实施顾问会协助您完成数据清洗和格式统一。
此外，建议提前与合同相关责任人沟通，确认其联系方式的有效性，并告知即将启用的提醒规则，避免通知被误判为垃圾邮件或陌生短信。
验收提醒
提醒功能上线后，建议您进行以下验收：首先，为一份即将到期的合同设置提醒，验证是否在预期时间收到邮件和短信通知；其次，检查通知内容是否包含合同编号、名称、到期日期等关键信息。
如果使用提醒升级机制，可模拟第一责任人未处理的情况，验证升级通知是否正常触发。同时，建议在系统中查看提醒日志，确认所有设置均已生效。
验收完成后，建议定期（如每月）检查提醒规则的执行情况，特别是当合同到期日期发生变更时，确保提醒自动更新。启维格售后团队提供持续支持，如有任何异常，可随时联系技术支持处理。
相关问题
到期提醒可以设置几个时间点？
系统支持为每个合同设置多个提醒时间点，例如提前30天、15天、7天，您可以根据合同重要程度自定义。每个时间点可独立选择通知方式（邮件、短信或两者同时）。
提醒通知会发送给哪些人？
提醒通知默认发送至合同经办人、合同管理员以及审批人。您可以在合同台账中为每个合同指定责任人，也可以设置全局默认责任人。系统支持按角色分组发送，确保相关人员都能及时获知。
如果责任人没有收到提醒怎么办？
首先检查责任人联系方式是否正确，以及是否被邮箱或手机拦截。系统提供提醒日志查询，可查看每条通知的发送状态。如确认发送失败，可联系技术支持排查。同时建议开启短信+邮件双通道，降低漏收风险。
合同到期日期变更后，提醒会自动调整吗？
是的。当合同到期日期在系统中更新后，已设置的提醒规则会自动基于新的到期日期重新计算提醒时间，无需手动修改。系统会记录变更日志，方便追溯。